Matriz impacto x esforço x amor: como priorizar tarefas sem prejudicar pessoas

Imagine a seguinte situação: você está trabalhando e como parte desse processo surgem diversas ideias, tarefas e projetos. Porém, como priorizar tudo isso? O que fazer primeiro? 

Um modo muito comum é através do uso da chamada Matriz Impacto x Esforço ou, ainda, através de uma Matriz de Decisão. Porém, ambos os casos possuem um problema muitas vezes ignorado: elas desconsideram as pessoas. A fim de resolver esse problema eu criei uma adaptação, utilizando as duas matrizes citadas anteriormente como base, a chamada: Matriz Impacto x Esforço x Amor.

Com o intuito de garantir que estamos todos na mesma página, neste artigo irei primeiro apresentar o que são a Matriz Impacto x Esforço e a Matriz de Decisão. Após isso, abordarei os problemas que elas possuem e, por fim, explicarei como funciona a Matriz Impacto x Esforço x Amor.

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BÔNUS: Ao final do artigo deixarei o link para um template criado no Notion para você já começar a utilizar esta matriz em seus projetos e/ou com sua equipe.

Este conteúdo está disponível através deste artigo e também através do vídeo a seguir no Youtube. Fique à vontade para acompanhar da forma que preferir.

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Matriz Impacto x Esforço

A Matriz Impacto x Esforço é uma metodologia utilizada para definir a prioridade de projetos e tarefas. Ela já é consagrada e utilizada há anos por equipes em diversos cenários, desde marketing, desenvolvimento de produtos e muitos outros. 

Para você entender melhor como ela funciona, veja o exemplo a seguir:

Conforme o exemplo acima, em uma matriz como essa, primeiramente são desenhados dois eixos: um para impacto e outro para esforço. Em seguida, são desenhadas duas linhas partindo do meio de cada um dos eixos, gerando assim quatro quadrantes:

1. Alto impacto, pouco esforço: fazer agora.
2. Alto impacto, alto esforço: programar para fazer. 
3. Baixo impacto, pouco esforço: fazer quando der. 
4. Baixo impacto, muito esforço: não fazer.

Após estabelecer os quadrantes basta definir, junto com sua equipe de trabalho, se o projeto/tarefa possui impacto alto ou baixo e, da mesma forma, se o esforço para realizar é alto ou baixo. Após essa decisão o Post it deverá ser colocado no quadrante correspondente. 

Fazer esse processo em sites como Miro, Figjam ou através do plugin Whiteboard no Adobe XD, por exemplo, são boas alternativas. Afinal, ferramentas como essas permitem colaboração e tornam fácil o processo de trocar os projetos de quadrantes se for preciso.

Matriz de Decisão

Assim como a Matriz Impacto x Esforço, a Matriz de Decisão também tem como principal intuito ajudar a priorizar processos, tarefas ou, até mesmo alternativas para um mesmo processo.

Imagine o seguinte exemplo: você está querendo crescer seu Linkedin e começa a listar várias ideias. Entretanto, qual ideia adotar primeiro? Qual a melhor alternativa? 

Apesar de parecer razoável utilizar uma matriz impacto x esforço para tomar essa decisão, você gostaria também de levar em consideração quanto cada uma dessas estratégias pode converter em lucros reais para você. Ademais, parece razoável para a sua necessidade que o impacto tenha um peso maior.

Uma das formas de resolver esses dilemas todos é através do uso de uma Matriz de Decisão, como representada na imagem a seguir:

Nesse caso, a Matriz de Decisão nada mais é que uma tabela na qual são atribuídos valores em cada uma das colunas. Ao final, após somar os valores, têm-se a soma da prioridade. Neste caso, quanto maior a soma, maior a prioridade. Logo, você poderia começar sua estratégia de Linkedin criando carrosseis explicativos, por exemplo.

Além disso, importante ressaltar que nessa matriz é possível atribuir pesos diferentes para cada uma das variáveis, como acontece no caso do impacto, por exemplo. Como ele possui peso 2, todas as vezes que foi atribuído um valor para o impacto esse valor foi multiplicado por 2 para chegar à soma final.

Outro ponto que merece destaque é que algumas colunas possuem valor invertido. Por exemplo, no caso do impacto, quanto maior o impacto melhor. Entrentanto, no caso do esforço/tempo, quanto menor for o esforço, melhor. Por esse motivo os valores de 1–5 são atribuídos de forma invertida na coluna esforço/tempo.

Problemas com as Matrizes de Impacto x Esforço e de Decisão

A matriz Impacto x Esforço possui apenas duas dimensões

Caso você queira adicionar novas dimensões para essa matriz é preciso migrar para um modelo de tabela, similar à Matriz de Decisão. Porém, em termos de visualização a Matriz Impacto x Esforço tem a vantagem de deixar bem clara a divisão entre os quadrantes.

As pessoas são ignoradas no processo

Quase todas as vezes em que uma dessas matrizes é gerada o foco é em lucratividade e negócios. Exemplos de motivos para os quais as pessoas criam esse tipo de matriz: “Precisamos aumentar a lucratividade da empresa” ou “Como podemos produzir mais?”.

Claro que não está errado buscar lucro ou produtividade mais assertada. Entretanto, o fator “o quanto eu gostaria de fazer isso” acaba ficando de lado e isso é um problema, pois gera, muitas vezes, funcionários infelizes. Além disso, muitas vezes uma pessoa acaba sendo delegada para função X somente por suas habilidades e ninguém sequer pergunta se ela gostaria de fazer determinada função. Pode ser que o João odeie a função X e a Maria, que é tão apta quanto ele, ame.

Mas afinal, como resolver esses dilemas? 

Matriz Impacto x Esforço x Amor

Contexto

Antes de explicar o que é essa matriz, gostaria de contar rapidamente sobre o contexto, como ela surgiu.

Hoje eu sou uma designer autônoma. Amo criar e constantemente tenho ideias diversas para múltiplos projetos. Como um bom hábito, costumo anotar sempre que tenho uma ideia e não importa se eu vou ou não fazer, apenas anoto. Porém, com o aumento do número de ideias me pareceu interessante categorizá-las. Como eu já usava o Notion, comecei a usar um modelo de Impacto x Esforço através de tabelas.

Estava tudo lindo, até eu categorizar tudo, olhar com calma e pensar… 

Poxa, mas o que tem prioridade mais alta não é necessariamente o que eu gostaria de fazer. Como eu posso resolver isso?

E foi com esse pensamento que eu adicionei uma terceira dimensão (coluna) em minha tabela: o amor. Além disso, como eu adoro vacas, achei legal colocar a prioridade em vacas. 

Minha tabela ficou assim:

Mas afinal, o que é essa Matriz?

Na prática ela é uma junção adaptada das matrizes de impacto x esforço e de decisão. Entretanto, o foco não é somente em ganhos e negócios, mas também em amor. Dessa forma, é possível garantir que o trabalho será sempre feito com alegria e não apenas uma série de tarefas repetitivas feitas de modo quase que obrigatório.

Afinal, se investimos tanto tempo de nossas vidas em trabalho, será que não vale que esse seja ao menos feliz?

Além disso, essa matriz se tornou ainda mais incrível para mim quando tive, recentemente, a oportunidade de testar ela em um projeto com mais pessoas.

Há alguns anos eu administro um programa voluntário, o Quack Redação. Entre os voluntários estamos reformulando processos e cheios de ideias, mas precisávamos priorizar tudo isso. Nesse momento não tive dúvidas: expliquei para eles e sugeri o uso da Matriz Impacto x Esforço x Amor. 

E sabe qual foi minha surpresa? 

Ela funcionou muito melhor do que eu imaginei, e não porque todos amamos a tabela ou qualquer coisa onírica nesse sentido. Mas ela funcionou exatamente porque quando fomos definir o amor por cada uma das tarefas nós descobrimos que nosso amor não era igual. Tinham tarefas que eu amaria fazer, outras nem tanto. Porém, em muitos casos, aquilo que eu não gostaria de fazer tinha outro voluntário que amaria.

Ou seja, não apenas definimos as prioridades, mas também definimos os responsáveis pelas tarefas com base no amor que cada um sentia por ela. E a lógica foi simples: quem ama mais, ganha rs. Claro que sempre cuidando para não sobrecarregar ninguém.

Como começar a usar (+ Template Notion gratuito)

Para começar a utilizar esta matriz eu sugiro primeiro baixar o template gratuito que criei no Notion. Nele já estão inclusas as três colunas (impacto, esforço e amor), bem como as fórmulas para que tudo isso funcione.

A seguir deixo um passo-a-passo sobre o processo que funcionou melhor para mim, mas fique à vontade para adaptar de acordo com o seu uso.

1. Acesse o template no Notion.
2. Duplique o template para o seu Notion: no canto superior direito, clique em “Duplicate”.
3. Adicione todas as ideias/projetos: na coluna “Project” (primeira coluna) adicione os projetos ou o que você precisa priorizar. Para adicionar uma nova linha clique em “+ New” logo abaixo do nome do último projeto. 
4. Adicione etiquetas (opcional): se for preciso, na coluna “Tags” adicione etiquetas para cada uma das ideias. Caso não seja necessário, você pode somente deletar essa coluna.
5. Defina o impacto: quanto de impacto (positivo) essa ideia irá causar? Na coluna “Impact” defina, para cada uma das ideias qual é o impacto dela (baixo, médio ou alto).
6. Defina o esforço/tempo: quanto de esforço é necessário para realizar cada uma das ideias. Particularmente, gosto de pensar muito mais em tempo do que esforço na hora de definir esta coluna, já que me passa uma ideia de algo mais palpável. Na coluna “Effort/Time” defina o tempo, ou esforço, necessário para realizar cada uma das ideias (baixo, médio ou alto).
7. Defina o responsável e o amor: por fim, quando for determinar o responsável por cada uma das ideias, converse com a equipe, descubra quem gostaria mais ou menos de fazer determinada tarefa e defina o responsável de acordo com o amor. Uma diferença é que o amor a ser adicionado na tabela (ficou bonita essa frase rs) é o do(s) responsável(is) pela tarefa e não necessariamente da equipe inteira.
8. Defina o status (opcional): ao determinar a prioridade da tarefa eu costumo já definir quando será feita a tarefa. Este passo é opcional, mas pode ajudar a criar nesta mesma tabela o acompanhamento do projeto.

Após preencher toda a tabela a prioridade já terá sido elencada de forma automática: 🐼🐼🐼🐼🐼 (exemplo de prioridade em pandas rs).

Considerações

Por padrão, quando a tabela é alinhada por ordem de prioridade o Notion tende a mudar a ordem das tarefas no mesmo momento em que ela está sendo criada. Por esse motivo, a visão inicial da tabela não está ordenada por prioridade. 

Porém, é possível navegar entre diversas outras vistas e encontrar quais dessas vistas funcionam melhor para você e sua equipe. Para trocar de vista basta clicar em Projects, logo abaixo do nome da página e acima da tabela, conforme ilustra a imagem a seguir. 

No momento as vistas disponíveis são as seguintes:

• Projects (Projetos): visão geral de todos os projetos. A minha preferida na hora de adicionar novas tarefas.
• Projects by Tag (projetos por tag): tarefas agrupadas de acordo com as tags que possuem.
• Projects by Status (projetos por status): tarefas agrupadas de acordo com o status que possui. Vista ótima para acompanhar o que está sendo feito e em qual etapa estão cada umas das tarefas.
• Projects by Responsible (projetos por responsável): tarefas agrupadas de acordo com o responsável. Quer saber quais tarefas precisa fazer? Esta vista é para você!
• Projects by Priority (projetos por prioridade): tarefas ordenadas de acordo com a prioridade. Excelente para definir o que será feito em seguida.

Como mudar a prioridade (vacas, pandas, o que você quiser)

Você adorou a tabela, mas… seria tão legal se a minha prioridade pudesse ser em lhamas! 

Fique tranquilo(a), isso não é problema. Caso você queira mudar seu tipo de prioridade e deixar a tabela do seu jeitinho, basta fazer o seguinte:

1. Clique no nome da coluna que mostra o resultado final da prioridade (Σ Priority).
2. Em seguida clique em Editar Fórmula. Ao clicar, você verá algo similar a isto:
   (prop(“Priority Sum”) == 0) ? “” : ((prop(“Priority Sum”) <= 2) ? “💙” : ((prop(“Priority Sum”) <= 3) ? “💙💙” : ((prop(“Priority Sum”) < 4) ? “💙💙💙” : ((prop(“Priority Sum”) == 4) ? “💙💙💙💙” : “💚💚💚💚💚”))))
3. Não se assuste! Para trocar a prioridade, agora tudo que você precisa fazer é trocar os corações por outros emojis. Por exemplo, ao invés de 💚💚💚💚💚 você poderia escrever 🦙🦙🦙🦙🦙. Cuidado apenas para não apagar nada no resto da fórmula, caso contrário ela poderá parar de funcionar.
4. Após trocar em todos os locais, basta apertar em Done (Feito).

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E aí? Que tal começar a trabalhar com mais amor? 🙂