Você já precisou organizar pastas ou arquivos e não soube nem por onde começar? No vídeo abaixo eu dou algumas dicas sobre nomenclaturas, organização e mostro, passo a passo, o modo que me ajudou a construir consistência e organização na minha rotina enquanto designer.

Estrutura básicas para organizar pastas e arquivos

Existem diversas formas de organizar seus arquivos, tanto pessoais quanto relacionados a trabalho. Nesse sentido, o mais importante é você encontrar a organização que funciona para o seu tipo de uso.

No meu caso, eu trabalho como designer há mais de 10 anos e manipulo muitos arquivos, tanto meus quanto de cliente. A imagem a seguir é um retrato da estrutura que eu costumo utilizar para organizar meus arquivos. De forma geral, as pasta são sempre divididas em estruturas maiores e vão ficando mais específicas e divididas por temas ou datas (meses) conforme a necessidade de cada tipo de projetos, clientes e similares.

Para deixar tornar a sua vida mais fácil, abaixo da imagem eu explico melhor como funcionam cada uma das seções e divisões na minha organização pessoal.

Como organizar pastas e arquivos.
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Pastas Gerais

Estas pastas devem conter, de forma ampla, quais são os temas maiores em que você divide a sua vida. Por exemplo, no meu caso, eu utilizo a seguinte divisão:

  • Trabalho: assuntos relacionados à minha vida profissional;
  • Pessoal: documentos, história e todas aquelas fotos de criança que a gente ama acabam ficando nessa pasta.
  • Estudos: como boa nerd, estou constantemente estudando. Por esse motivo, acho importante deixar uma pasta separada para os cursos, artigos e outros conteúdos que eu consumo.
  • Outros: tudo que não se enquadra em nenhuma das pastas anteriores. Podem ser pastas específicas de aplicativos, ou, por exemplo, como eu utilizo o Dropbox, muitas vezes eu deixo temporariamente alguns arquivos nesta pasta apenas para fazer a transferência entre dispositivos e posteriormente apago.

Divisão por tipo

Após criar pastas bastante gerais é preciso criar subdivisões dentro de cada uma dessas pastas. As divisões podem variar de acordo com o tipo de conteúdo que cada divisão contém.

Em geral, na segunda divisão das pastas é interessante pensar em quais os tipos de conteúdo que vivem dentro dela e, a partir disso, criar as pastas para cada um deles. Por exemplo, dentro da pasta Trabalho no meu computador eu tenho as seguintes divisões:

  • 00_materiais: qualquer material que possa ser utilizado por todas as outras pastas desse mesmo nível. Ex.: fontes, extensões e assim por diante.
  • 01_redes-sociais: pasta dedicada à organização das redes sociais nas quais costumo postar.
  • 02_freelas: local perfeito para organizar os trabalhos que realizo para clientes externos.
  • 03_institucional: todos os materiais relacionados à minha marca. Ex.: cores, texturas, fotos de perfil,…
  • 04_projetos: pasta dedicada à projetos pessoais que eu desenvolvo.
  • 05_freebies: pasta dedicada à freebies e materiais gratuitos que eu desenvolvo
  • 06_quack-redacao: programa voluntário de redação que eu administro.

Divisões específicas

Ao organizar pastas é importante considerar que cada pasta contém conteúdos que podem ser agrupados de formas diferentes. Existem pastas, por exemplo Social Media, que contém conteúdos que são criados com certa frequência. Nesse caso, a organização temporal (ano, meses, semanas,…) é ideal para os conteúdos.

Porém, para outras pastas, outros tipos de divisão podem fazer sentido e isso pode depender do seu tipo de uso. Para organizar pastas com meus trabalhos eu normalmente utilizo as divisões Recorrentes e Pontuais para separar clientes com os quais eu trabalho sempre e outros para os quais presto apenas serviços isolados, por exemplo. Nesse caso, isso é algo muito específico do meu tipo de uso.

Nomenclatura de arquivos

Outro ponto importante na hora de organizar suas pastas é que seus arquivos possuam nomes relevantes. O nome dos arquivos pode ser alterado de acordo com o conteúdo. Porém, para conteúdos mais complexos, sugiro criar algumas padronizações. Confira algumas ideias:

  • 01_nome-cliente – você pode renomear os arquivos de acordo com o nome de seus clientes. O número na frente pode ajudar a criar a ordem que você desejar dentro da pasta utilizando apenas seus arquivos.
  • nome-projeto_formato – na área de design é muito comum termos uma mesma arte em diversas dimensões ou formatos. Nesse caso, você poderia usar algo assim, por exemplo: projeto-comics_500px, projeto-comics_2000px… Ou, ainda, poderia utilizar no local de formato a rede social que será postado, por exemplo: projeto-comics_instagram, projeto-comics_youtube,…

Dicas para organizar pastas

  • Tente sempre busca elementos que possam justificar o agrupamento de itens. Pode ser, por exemplo: semelhança entre os itens, período em que foram criados, tipo de arquivos, tipo de origem (ex.: clientes, pessoal…), entre outros.
  • Se alguma pasta começar a ter muitos arquivos soltos ou ficar com muitas pastas, considere agrupar elementos similares.
  • Considere utilizar números (ex.: 00, 01, 02…) no início das pastas para, quando ordenar por nome, ter as pasta facilmente ordenadas na ordem que você preferir.
  • Caso alguma pasta contenha conteúdos que são comuns para todas as outras pastas de mesmo nível, considere criar uma pasta “00_material”. No caso da pasta de um cliente recorrente, por exemplo, esta pasta poderia conter materiais de marca ou documentos.

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